Iščete rešitev za enostaven obračun periodičnih oz. intervalnih storitev, za katere vodite obračunske podatke izven programa e-racuni.com (npr. struktura Excel, CSV,…)? Razveselila vas bo dodatna možnost masovnega obračuna, ki znatno prihrani čas pri izdelavi računov za nova obračunska obdobja.
Namesto ročnega vnosa ali kopiranja lahko sedaj masovno ustvarite osnutke računa za novo obračunsko obdobje tako, da preprosto uvozite datoteko s podatki za račune.
Možnost je še posebej koristna za uporabo v športnih klubih, društvih in podjetjih, kjer mesečno zaračunavajo članarine, naročnine oz. za vsa podjetja, ki na mesečni ravni zaračunavajo storitve in npr. hranijo podatke za obračun v datoteki Excel.
V nadaljevanju predstavljamo kako deluje masovna priprava osnutkov na podlagi uvoza podatkov iz datoteke.
1. Izberite in uvozite datoteko s podatki za obračun
Datoteko s podatki za obračun uvozite v meniju “Prodaja >> Računi” s klikom na “Priprava osnutkov računov iz uvoza datoteke (Excel, CSV,…)”.
Po izbiri datoteke je potrebno le slediti čarovniku za uvoz, ki vas vodi čez nastavitve za pripravo osnutkov računov v skladu z vsebino datoteke vse do predogleda pričakovanega rezultata/primera osnutka računa.
2. Opredelite nastavitve preslikave podatkov
Za vsak podatek iz določenega stolpca v datoteki, je potrebno določiti pozicijo za uvoz – določiti je potrebno, kateri podatek pri vnosu novega računa predstavlja podatek iz datoteke.
3. Vnesite osnovne podatke računa
Po določitvi in potrditvi nastavitev preslikave, je potrebno vnesti še osnovne podatke računa (datum računa, datum opravljene storitve, zapadlost, način plačila,…). Te nastavitve so enotne za vse osnutke računa, ki se bodo ustvarili po zaključeni obdelavi.
4. Preverite rezultat obdelave
V zadnjem koraku obdelave dobite na vpogled enega izmed osnutkov, ki bodo ustvarjeni na podlagi podatkov iz vaše datoteke v skladu z opravljenimi koraki v čarovniku za uvoz podatkov.
5. Potrdite vsebino računa in zaključite obdelavo
V primeru, ko so vsi koraki čarovnika opravljeni uspešno, vsebina datoteke ustrezno pripravljena in so vneseni osnovni podatki računov, lahko zaključite obdelavo. Vse ustvarjene osnutke računov si lahko po končani obdelavi pogledate v meniju “Prodaja >> Računi”.
6. Zaženete masovno izstavitev računov in pošiljanje le teh kupcem
Nad seznamom prikazanih osnutkov računov lahko v meniju z dodatnimi možnostmi “Več…” izberete funkcijo “Masovno izstavi osnutke dokumentov” ter tako masovno izstavite račune iz izbranih osnutkov. Po zaključeni obdelavi bodo tako računi prejeli zaporedno številko in jih boste lahko masovno natisnili, poslali po elektronski pošti ali poslali v obliki SMS sporočila.
Več informacij o masovni pripravi osnutkov računov na osnovi obračunskih podatkov iz datoteke (Excel, CSV,…), je na voljo na naslednji povezavi: